Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Bitalú, con domicilio en Cl. 7, San Jorge Parque Industrial – Troncal Occidente, Local 124, Mosquera, Cundinamarca, Colombia. Canal de atención para asuntos de datos personales: info@bitalu.com.co, WhatsApp +573189414024. Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a. m. a 5:00 p. m. (jornada continua), y sábados de 9:00 a. m. a 12:00 m.

2. Definiciones

Se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, entre ellas: titular (persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento), tratamiento (cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), autorización (consentimiento previo, expreso e informado del titular), dato sensible (el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación) y encargado del tratamiento (quien trata datos por cuenta del responsable).

3. Datos que tratamos

• Identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp y, cuando la operación lo requiera, tipo y número de documento.
• Datos de la reserva y del servicio: servicio contratado, fecha, hora, duración, ambiente o equipo solicitado, notas del brief y comunicaciones con el cliente.
• Datos de facturación: los necesarios para expedir la factura electrónica conforme a la normativa tributaria.
• Datos de pago: el pago se procesa directamente en la plataforma de nuestro aliado de pagos (Bold). Bitalú no almacena números completos de tarjeta ni claves; solo conserva el identificador de la transacción, el estado y el valor.
• Datos de navegación: dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas y datos recabados mediante cookies (ver la Política de privacidad).

4. Finalidades del tratamiento

• Gestionar solicitudes de información, cotizaciones, reservas y su confirmación.
• Procesar pagos, expedir facturas y llevar la contabilidad.
• Prestar los servicios contratados y coordinar el uso del espacio y de los equipos.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de soporte.
• Enviar información operativa de la reserva (confirmaciones, recordatorios, cambios).
• Prevenir fraude y proteger la seguridad de las personas, el lugar y la plataforma.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.
• Entregar recursos descargables solicitados por el usuario.
• Únicamente si el titular lo autoriza de forma separada: enviar novedades, contenido y ofertas por correo o WhatsApp.

5. Autorización

La autorización se obtiene al momento de diligenciar un formulario, crear una reserva o marcar la casilla de aceptación correspondiente, y se conserva junto con la versión del texto aceptado y la fecha. En el caso de datos recabados por canales telefónicos o presenciales, la autorización podrá constar por cualquier medio que permita su consulta posterior. La entrega de datos sensibles es facultativa; si el titular decide entregarlos (por ejemplo, en un brief creativo), se tratarán solo para la finalidad indicada en ese contexto.

6. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos que sean objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes se dirigen a info@bitalu.com.co indicando el nombre del titular, el motivo, los datos de contacto y los documentos que se quieran hacer valer.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuere posible, se informará al interesado antes del vencimiento y la respuesta se dará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos: se resuelven en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción. Si no fuere posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

El titular solo podrá acudir a la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Bitalú.

8. Encargados y terceros

Para operar, Bitalú se apoya en proveedores que actúan como encargados del tratamiento y solo tratan los datos según sus instrucciones: la pasarela de pagos (Bold), el proveedor de infraestructura y correo electrónico (Hostinger) y, cuando el usuario acepta las cookies analíticas, el proveedor de analítica web (Google). Estos proveedores pueden alojar información en servidores ubicados fuera de Colombia.

9. Transferencias y transmisiones internacionales

Cuando el tratamiento implique el envío de datos a otros países (por ejemplo, servicios de infraestructura o analítica), Bitalú adoptará las garantías exigidas por la ley colombiana y verificará que el destinatario ofrezca niveles adecuados de protección o suscriba los compromisos contractuales correspondientes.

10. Seguridad de la información

Bitalú aplica medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos frente a acceso no autorizado, pérdida o alteración: cifrado del sitio (HTTPS), control de acceso al panel de administración, segregación de credenciales y respaldos. Ningún sistema es completamente infalible; ante un incidente de seguridad relevante se seguirán los procedimientos legales de notificación.

11. Conservación

Los datos se conservan mientras exista una relación con el titular y, después, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, contables y tributarias (en general, hasta cinco años) o para la defensa ante reclamaciones. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

12. Menores de edad

El sitio y los servicios están dirigidos a personas mayores de edad. Bitalú no recolecta de forma consciente datos de menores sin autorización de sus representantes legales. Si detectamos ese caso, procederemos a su supresión.

13. Vigencia

Esta política rige desde la fecha de su última actualización indicada arriba. Las bases de datos administradas por Bitalú tendrán vigencia mientras se desarrolle la actividad comercial de Bitalú y sea necesario para las finalidades descritas. Cualquier cambio sustancial se comunicará por el sitio web y, cuando corresponda, por los canales de contacto registrados.